ALGEMENE PRIVACYVERKLARING ACCOUNTANTSKANTOOR

Proctifin BV

Accountantskantoor Proctifin hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Proctifin houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Accountantskantoor zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Accountantskantoor Proctifin BV Strijdersstraat 61, 2650 Edegem
info@proctifin.be
Telefoon 0032 3291 52 08

1. WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS

Uw persoonsgegevens worden door Proctifin verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

1. • Voeren van de boekhouding;
   • Opmaken van de aangiftes voor directe en indirecte belastingen;
   • Opvolgen van de juridische verplichtingen van een vennootschap;
   • Loonadministratie voor bedrijfsleiders.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslagen, verzamelen en verwerken:

1. • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
   • Identiteitsgegevens : identiteitskaartnummer, rijksregisternummer
   • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

2. VERSTREKKING AAN DERDEN

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

1. • het aanleveren van de software voor boekhouding, loonadministratie, belastingberekening en kantooradministratie;
   • verzorgen van de internet omgeving;
   • het verzorgen van IT-infrastructuur.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

3. BEWAARTERMIJN

Proctifin bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De persoonsgegevens worden, na het laatste gebruik, maximaal 5 jaar na de wettelijke bewaartermijnen van de boekhouding (7 jaar) bijgehouden.

4. BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen;

1. • Alle personen die namens Proctifin van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
   • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
   • We werken alleen met softwareleveranciers die garanderen dat hun software voldoet aan de regels van bescherming van persoonsgegevens;
   • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
   • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
   • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

5. UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen of via de contactpagina van onze website www.proctifin.be

Om misbruik te voorkomen vragen wij om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij zullen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

6. KLACHTEN

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

7. WIJZIGING PRIVACY STATEMENT

Proctifin kan zijn privacy statement op elk ogenblik wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 06/05/2020. Oudere versies van ons privacy statement zullen (in de toekomst) in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.